Krajowy System e-Faktur oczyma CIO

Od 2023 roku e-faktura obowiązywać będzie w Polsce jako dokument sprzedaży potwierdzający transakcję gospodarczą, w postaci ustrukturyzowanej wg wymogów MF. Przetwarzanie ich przejmie platforma Krajowego Systemu eFaktur (KSeF).

W wywiadzie dla ITwiz, Maciej Wardaszko, dyrektor spółki Aplikacje Krytyczne, mówił, że po pełnym uruchomieniu, w KSeF pojawiać się będzie dziennie ok. 100 mln faktur. To daje szacunkowo 2,1 mld faktur miesięcznie. W jego ocenie, masowa implementacja systemu oznaczać będzie zmianę kulturowe o charakterze rewolucji dla działów księgowych, podobną do przejścia na elektroniczne sprawozdania finansowe.

Czy KSeF będzie rewolucją dla działów IT?

PwC ocenia, że wyzwania w przejściu na e-Faktury w średnich i dużych organizacjach dotyczą przede wszystkim przebudowy architektury systemów IT (dostosowanie i integracja z KSeF, ale także potencjalne integracje pomiędzy systemami biznesowymi i księgowymi), dostosowania procesów biznesowych, takich jak obieg dokumentów, administracja, obsługa faktur, załączników i dodatkowych dokumentów, a wreszcie zaangażowania zasobów ludzkich, ponieważ projekt wdrożenia e-Faktur ma charakter interdyscyplinarny, wymaga zaangażowania osób zarówno technicznych, finansowych, jak i biznesowych.

W tej sytuacji zapytaliśmy o przygotowania i ocenę wyzwań CIO. Dla wielu naszych rozmówców, wdrożenie e-Faktury i integracja z KSeF to jeszcze kwestie rozpoznane bardzo wstępnie, których nie chcieli komentować. Sytuację na wstępnym etapie przystosowania skomentowało nam jednak kilku szefów IT. Pytaliśmy o to, na jakim etapie jest dziś implementacja e-faktur / KSEF? Od czego zaczyna się praca? jakie w ich ocenie niesie wyzwania? jakie aspekty wymagają szczególnej uwagi?

Chłodna analiza przed dużym wyzwaniem

Jak mówi Krzysztof Jarosz, CEO w PGE Systemy, spółce technologicznej Grupy Kapitałowej PGE, dostosowanie do zmian wprowadzanych przez KSeF rozpoczęło się od dostrajania systemu SAP i równolegle prowadzonych analiz zakresu zmian w pozostałych systemach, w tym w pierwszej kolejności rozwiązaniu do obsługi billingu.

„Implementacja zmian w SAP obejmuje dwa strumienie: faktury wychodzące – sprzedaż oraz przychodzące – zakupy rejestrowane w ramach Obiegu Faktur Zakupowych” – mówi Krzysztof Jarosz. Jak dodaje, ze strony dostawcy w ramach opieki serwisowej nie ma dotychczas żadnych rekomendacji dotyczących sposobu przeprowadzenia tych prac. W obszarze rozwiązań billingowych prowadzone są prace nad określeniem zakresu zmian, jakie przyniesie połączenie z systemem KSeF. „Dużym wyzwaniem, do którego podchodzimy z uwagą, jest określenie zmian w architekturze systemów zintegrowanych z obszarem billingowym” – mówi Krzysztof Jarosz.